Największym kapitałem każdej firmy są ludzie. Jednocześnie są też jej wizytówką i kreują wizerunek marki w dalszym otoczeniu. Przedsiębiorstwo, w którym istnieje prawidłowa komunikacja pomiędzy zespołem a kierownictwem, odnosi większe sukcesy biznesowe. Jak zadbać o to, aby pracownik był jednocześnie ambasadorem firmy, w której pracuje? Z pomocą przychodzi komunikacja wewnętrzna.

Public Relations to świadome, zaplanowane i długotrwałe pielęgnowanie kontaktów z różnymi grupami odbiorców. Działania te prowadzą do budowania autentycznych, długofalowych relacji i pozyskania jak największej liczby klientów, inwestorów i fanów marki. Dzielą się na wewnętrzne i zewnętrzne, a oba spełniają kluczowa rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Różnią się grupą docelową, narzędziami do kreowania wizerunku, sposobem komunikacji i (po części) celami do osiągnięcia. Łączy ich wspólny priorytet - wspieranie firmy w osiąganiu założonych wyników biznesowych.
Komunikacja zewnętrzna ma za zadanie dbać o przepływ informacji pomiędzy organizacją a jej otoczeniem – klientami, społecznością lokalną, mediami, organami administracyjnymi i konkurencją. Komunikacja wewnętrzna także spełnia funkcję informacyjną, ale przede wszystkim motywacyjną i integracyjną wewnątrz firmy.

Celem komunikacji wewnętrznej jest budowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach jej pracowników oraz ich otoczenia (np. rodzin, przyjaciół). Osiągnięcie tego jest możliwe dzięki sprawnej, dwustronnej komunikacji opartej na dialogu i zrozumieniu. Dobrze poinformowany personel, który zna swoje cele i zadania wykonuje swoją pracę efektywniej i chętniej angażuje się w życie przedsiębiorstwa. 

Dobry PR wewnętrzny dąży do budowania poczucia wspólnoty i zachęca załogę do ekspozycji swoich umiejętności. Zgrany zespół potrafi być bardziej wydajny niż grupa nastawiona na indywidualne wykonywanie obowiązków służbowych. Pracownicy, aby czuć się niezbędną częścią firmy powinni znać jej wewnętrzną strukturę, zmiany jakie w niej zachodzą oraz plany rozwojowe na przyszłość. Zadaniem organizacji jest dostarczyć im niezbędnych informacji i motywować do działania. Odpowiednim narzędziem do tego jest właśnie PR wewnętrzny, który w tym celu wykorzystuje media w obrębie danego przedsiębiorstwa.

Specjaliści ds. komunikacji wewnetrzenej dysponują duża gamą technik. Ich dobór w grupie pracowników jest determinowany przez wiele czynników, w szczególności przez liczbę osób w zespole, kulturę organizacji, charakter pracy czy dostępne środki. Najpopularniejsze narzędzia wykorzystywane w firmach to:

Mailing pracowniczy - służy do przekazywania bieżących informacji o sytuacji w firmie,  realizowanych projektach, zmianach i osiągnięciach.

Spotkania informacyjne - pozwalają na wyrażenie własnego zdania i przedyskutowanie kwestii spornychi, a ich efektem może być oczyszczenie atmosfery w dziale. Spotkania dodatkowo jednoczą zespół wokół osiąganych sukcesów i budują poczucie wspólnoty.

Portal wewnętrzny - czyli platforma do komunikacji wewnątrzfirmowej, która ułatwia dystrybucję treści na temat działań firmy. Dzięki niej organizacja może przekazywać najświeższe informacje i dostęp do najważniejszych danych oraz kontaktów. Warto także umieścić na niej wszystkie najpotrzebniejsze dokumenty, takie jak regulamin pracy, wnioski urlopowe czy opis rozliczania służbowych wyjazdów.

Tablice ogłoszeń - można na nich umieszczać najważniejsze informacje dziejące się obecnie w firmie, a także wygospodarować miejsce np. na ogłoszenia pracowników.

Skrzynki pomysłów - to miejsce, gdzie każdy pracownik może zgłosić swoje własne pomysły w każdym zakresie funkcjonowania firmy. Najczęściej idee te przyczyniają się do usprawnienia procesów w firmie. Natomiast pomysłodawców wdrożonych rozwiązań powinno się publicznie docenić. Można także stosować skrzynki na anonimowe skargi i wnioski.

Wyjazdy integracyjne - cieszą się dużą popularnością wśród pracowników bo bardzo często łączone są z różnego rodzaju aktywnościami sportowo-rekreacyjnymi. Spotkania takie pozwalają dzielić się pasją i nawiązywać przyjacielskie relacje, które przyczyniają się do budowania sprawnej komunikacji i lepszej współpracy.

Imprezy firmowe - wspólne świętowanie ważnych wydarzeń może stanowić podtrzymywanie firmowych zwyczajów formę podziękowania dla pracowników za ich trud włożony w wykonywana pracę, a także chwile wspólnego relaksu.

Magazyn pracowniczy - to drukowana, a  często także elektroniczna forma prezentowania bieżących informacji o działalności firmy, kierunkach rozwoju i zmianach personalnych. Mogą się w nim znajdować wiadomości o osiągnięciach pracowników i ciekawostki branżowe.

Programy motywacyjne - to popularna i skuteczna metoda budowania długofalowych relacji, przywiązania, podtrzymywania interakcji oraz angażowania. Integruje pracowników, dealerów i sprzedawców. Stwarza atmosferę rywalizacji i oferuje nagrodę, która jest głównym bodźcem motywacyjnym. 

Onboarding - to działania, których celem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie. Przedstawienie jej strategii i struktury organizacji, firmowych procedur, szczegółowego zakresu obowiązków na zajmowanym stanowisku i możliwości rozwoju.

Niezależnie od użytych sposobów komunikacji podstawowymi celami strategicznymi wewnętrznych działań public relations jest osiągnięcie:

- pełnej identyfikacji pracownika z organizacją,

- wzmocnienie odpowiedzialności wszystkich pracowników za rozwój firmy,

- wzrost efektywności działań całej załogi.

Kluczem do rozwoju każdego przedsiębiorstwa, oprócz oryginalnego pomysłu i odpowiednich inwestycji, jest prawidłowa komunikacja. Organizacja, która nie potrafi się komunikować i nie ma tożsamości, nie budzi zaufania wśród klientów i pracowników. Od tego, jak firma zadba o swój zespół zależy, jak będzie odbierana na zewnątrz. Informacje zwrotne od zatrudnionych osób są jednymi z najbardziej cennych uwag, jakie firma może pozyskać. 

Działania komunikacji wewnętrznej łączy się często z pojęciem employer brandingu, którego celem jest zbudowanie spójnego i pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy w opinii pracowników firmy, kluczowych kandydatów na rynku pracy oraz partnerów biznesowych i klientów. Mają one duży wpływ na kulturę organizacji, którą tworzą pracownicy, założyciele i managerowie, a działania employer brandingowe pozwalają tę kulturę zintegrować i zaprezentować. 

Warto prowadzić skuteczne działania komunikacyjne w wielu strefach firmy m.in. dlatego, że obecni i byli pracownicy są uznawani za najbardziej wiarygodne źródło informacji o firmie. W końcu tworzą ją ludzie i tylko dzięki ich zaangażowaniu może ona odnieść sukces.

Artykuł "PR wewnętrzny, czyli jak sprawić, aby pracownik był ambasadorem marki?" został przygotowany we wrześniu 2019 r. dla portalu Medialna Perspektywa.

Źródło zdjecia głównego: Lyubomyr (Lou) Reverchuk, Unsplash

Żyj świadomie, działaj odważnie.

Patrycja Jaksim